Objetivos del modulo:
Hacer un seguimiento profesional de la cobranza de todas las factras emitidas.
Esta aplicación es de utilidad para aquellas empresas que tienen ciclos de cobro mediano/largos, donde existe un tiempo entre que se entrega la mercadería o servicio, y se cobran los mismos.
Participantes: Administración y Supervisores/Jefes.
Descripción general del proceso:
01Cargar Clientes:
Si los datos del Cliente con el que necesitas trabajar aún no existen en el sistema, deben ser cargados por única vez para luego poder trabajar con ellos. Solo es obligatorio registrar el nombre de tu Cliente, para comenzar a usarlo. Estos datos se comparten con los demás módulos que manejan información de clientes, para que no tengas que trabajar de más, y tengas tu información unificada.
02Ingresar Factura nueva a cargar:
Cada vez que emitas una factura, debes registrar sus datos básicos, para luego poder hacer el seguimiento de su cobranza.
03Seguimiento de la Factura:
Tal vez tengas que contactarte en varias ocaciones con tu cliente para poder cobrar tu factura. Para hacer este seguimiento, se utilizan los campos "Fecha Próximo Contacto" y "Descripción Próximo Contacto", con las que programas a Groobix para que te avise ante cada momento en el que debas insistir con tu cliente para lograr la cobranza. Es de especial interés para esta actividad, utilizar la opción "Proximo Contacto", que te muestra las próximas facturas sobre las que debes trabajar, ordenadas por fecha de proximo contacto.
04Cobranza y registración de datos:
Cuando cobres la factura en cuestión, simplemente debes registrar este resultado en el campo "Saldo Cancelado", Lo que te permitirá eliminar de tu trabajo diario a esa factura, ademas de usar esta infromación para un analisis posterior. Adicionalmente puedes registrar él/los números de los recibos involucrados en la cobranza.
Si la cobranza se realiza en diversos momentos, puedes ir registrando el saldo pendiente por cobrar en el campo "Saldo".
05Revisión:
El Supervisor, puede analizar la evolución de las cobranzas, por medio de varias opciones.
- "Saldos por Cliente", permite ver la deuda de cada uno de nuestros clientes.
- "Facturas Demoradas", muestra todas las facturas vencidad sin cobrar.
- "Facturas Pendientes", incluye todas las facturas sin cobrar, ya sean vencidas o por vencer.
- "Todas las Facturas" lista TODAS las facturas alguna vez cargadas en el sistema: las cobradas, y las aún no cobradas.
Nota importante:
Dada la naturaleza de la información que se maneja en este módulo, te aconsejamos realizar una cuidadosa selección de quienes son las personas de la empresa que pueden acceder al mismo. Recuerda que esta configuración de seguridad, debe hacerla el administrador de Groobix en tu organización, presionando el ícono del candado, ubicado a la derecha del título del módulo.
